Bimtek Pengadaan Barang/Jasa 2026: Memperkuat Kompetensi dan Karier Pengelola PBJ

Deskripsi Pelatihan

Tata kelola pengadaan barang dan jasa di perguruan tinggi maupun lembaga riset memegang peranan yang sangat vital dalam memastikan ketersediaan sarana penunjang kegiatan akademik. Namun, kompleksitas regulasi serta tingginya risiko hukum sering kali membuat para pengelola merasa waswas dalam melaksanakan tugas pengadaan.

Di samping tantangan teknis operasional, para fungsionalis pengelola pengadaan barang/jasa kerap menghadapi kendala dalam membuktikan hasil kerja mereka untuk akumulasi angka kredit. Dokumen-dokumen pemilihan, penyusunan rancangan kontrak, dan evaluasi penyedia sering kali tidak terfasilitasi dengan baik sebagai bukti kualifikasi karier.

Bimbingan teknis ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai tata cara pengadaan yang efisien, transparan, dan akuntabel sesuai peraturan terbaru. Selain itu, peserta dipandu secara intensif untuk menyusun portofolio bukti kinerja fungsional secara rapi demi menjamin kepastian kenaikan jenjang profesionalisme mereka.

Mengapa Pelatihan Ini Penting

Keberhasilan pelaksanaan program pembangunan fasilitas dan penyediaan peralatan riset sangat bergantung pada kecermatan proses pengadaan barang/jasa. Kesalahan dalam perencanaan atau penyusunan kontrak dapat berakibat pada kegagalan proyek dan keterlambatan operasional institusi.

Di sisi lain, kepastian pengembangan karier dan perlindungan profesionalisme bagi para pengelola pengadaan merupakan prioritas untuk menjaga integritas layanan. Pengarsipan portofolio bukti fisik yang sistematis menjadi kunci utama akselerasi kenaikan kualifikasi fungsional mereka.

Dengan mengikuti lokakarya ini, institusi dapat meminimalisir risiko hukum dan administrasi dalam pengadaan sekaligus memastikan para pengelola PBJ memiliki kejelasan karier profesional yang terlindungi dan terukur.

Tantangan yang Sering Dihadapi Institusi

• Kesulitan dalam menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang realistis.
• Seringnya terjadi perubahan regulasi dan aturan teknis pengadaan barang/jasa pemerintah.
• Risiko sengketa kontrak dan keterlambatan pekerjaan oleh penyedia barang/jasa.
• Hambatan dalam mendokumentasikan tahapan pengadaan menjadi bukti fisik angka kredit.
• Kurangnya pemahaman mengenai mitigasi risiko dan penerapan probity audit dalam PBJ.
• Tingginya beban kerja proses pemilihan penyedia sehingga mengabaikan penyusunan portofolio kinerja.
• Kesulitan dalam mengelola pengadaan khusus untuk sarana riset dan laboratorium terintegrasi.
• Minimnya publikasi ilmiah atau tulisan analisis kebijakan pengadaan yang dihasilkan fungsionalis.
• Kurangnya koordinasi antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pokja Pemilihan, dan Pejabat Pengadaan.
• Ketiadaan standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan barang/jasa yang lengkap di unit kerja.

Risiko Jika Tidak Ditangani

• Timbulnya temuan audit dari lembaga pengawas akibat ketidaksesuaian prosedur pengadaan.
• Keterlambatan penyediaan sarana dan prasarana riset yang mengganggu kegiatan akademik.
• Stagnasi kenaikan pangkat dan jenjang kualifikasi bagi fungsionalis Pengelola PBJ.
• Terjadinya sengketa hukum atau klaim dari penyedia akibat perancangan kontrak yang lemah.
• Inefisiensi penggunaan anggaran pengadaan akibat penetapan HPS yang tidak presisi.

Tujuan Pelatihan

• Meningkatkan pemahaman regulasi dan tata cara pengadaan barang/jasa terbaru.
• Menguasai teknik penyusunan Spesifikasi Teknis, KAK, dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
• Memahami tata cara penyusunan, rancangan, dan manajemen penatausahaan kontrak PBJ.
• Memetakan setiap tahap pekerjaan pengadaan ke dalam butir angka kredit fungsional.
• Menyusun portofolio bukti fisik kinerja pengelola PBJ yang terstruktur dan valid.
• Menguasai teknik mitigasi risiko dan penerapan probity audit pada setiap tahapan pengadaan.
• Meningkatkan kemampuan pengelolaan pengadaan secara elektronik (SPSE & e-Katalog).
• Mengembangkan karya tulis ilmiah dan naskah kajian di bidang pengadaan barang/jasa.

Manfaat Pelatihan

• Terwujudnya proses pengadaan barang/jasa yang transparan, akuntabel, dan tepat waktu.
• Kemudahan bagi fungsionalis PBJ dalam mengumpulkan dan menyusun berkas angka kredit.
• Penurunan risiko temuan audit dan sengketa hukum dalam pelaksanaan kontrak.
• Akselerasi kenaikan jenjang kualifikasi dan pangkat fungsional bagi Pengelola PBJ.
• Tersedianya dokumen KAK, HPS, dan rancangan kontrak yang bermutu tinggi.
• Peningkatan efisiensi anggaran belanja melalui penyusunan analisis pasar yang akurat.
• Penguatan kapasitas dalam mengoperasikan platform pengadaan digital terkini.
• Tersedianya pedoman mitigasi risiko untuk setiap paket pekerjaan pengadaan.
• Peningkatan kualifikasi profesional personel dalam menghasilkan kajian pengadaan.
• Terjaminnya keberlanjutan pemenuhan kebutuhan sarana akademik dan riset institusi.

Sasaran Peserta

Program bimbingan teknis ini disiapkan untuk para pengelola pengadaan, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), anggota Pokja Pemilihan, Pejabat Pengadaan, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, dan staf pendukung PBJ di lingkungan perguruan tinggi, lembaga riset, dan instansi pemerintah. Jabatan relevan meliputi Fungsional Pengelola PBJ Ahli, Pengelola Pengadaan, PPK, dan Anggota Pokja.

Materi Pelatihan

• Modul 1: Regulasi dan Standar Kompetensi Fungsional Pengelola PBJ
  • Kerangka hukum pengadaan barang/jasa pemerintah dan aturan fungsional terbaru.
  • Rincian butir kegiatan Pengelola PBJ tingkat pertama, muda, dan madya.
  • Penyusunan target Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) bidang pengadaan.
• Modul 2: Perencanaan Pengadaan dan Identifikasi Kebutuhan
  • Penyusunan spesifikasi teknis dan Kerangka Acuan Kerja (KAK) barang/jasa/riset.
  • Teknik analisis pasar dan perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) baku.
  • Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan pemaketan pekerjaan.
• Modul 3: Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dan Konsultansi
  • Penyusunan dokumen pemilihan dan penetapan metode evaluasi penawaran.
  • Pelaksanaan kualifikasi, pembuktian, dan penetapan pemenang penyedia.
  • Pengelolaan pengadaan melalui Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).
• Modul 4: Pengolahan Pengadaan Melalui e-Purchasing dan e-Katalog
  • Tata cara negosiasi teknis dan harga pada aplikasi e-Katalog.
  • Prosedur pelaksanaan e-purchasing untuk sarana kampus dan alat riset.
  • Dokumentasi bukti transaksi dan berita acara e-purchasing.
• Modul 5: Manajemen Kontrak dan Pengendalian Pelaksanaan Pekerjaan
  • Penyusunan rancangan kontrak (surat perintah kerja/surat perjanjian).
  • Prosedur serah terima pekerjaan dan penerbitan Berita Acara Serah Terima (BAST).
  • Penanganan perubahan kontrak (addendum) dan penanganan wanprestasi.
• Modul 6: Mitigasi Risiko dan Probity Audit Pengadaan
  • Identifikasi titik rawan penyimpangan pada setiap tahapan PBJ.
  • Penerapan prinsip probity audit dan pendampingan hukum pengadaan.
  • Penyusunan dokumen rekam jejak pengawasan internal pengadaan.
• Modul 7: Pengadaan Khusus Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
  • Tata cara pengadaan barang/jasa untuk kegiatan riset dan inovasi.
  • Fleksibilitas dan ketentuan khusus pengadaan sarana penelitian.
  • Pertanggungjawaban keuangan dan administrasi pengadaan riset.
• Modul 8: Pemetaan Aktivitas Pengadaan ke Butir Angka Kredit
  • Identifikasi output naskah KAK, HPS, dan kontrak yang bernilai angka kredit.
  • Teknik mengonversi berita acara pengadaan menjadi bukti fisik yang sah.
  • Sistematika pembuatan surat pernyataan melakukan kegiatan PBJ.
• Modul 9: Penyusunan Portofolio Dupak/PAK Digital Pengelola PBJ
  • Teknik pengarsipan digital berkas bukti kinerja pengadaan.
  • Pengorganisasian portofolio berdasarkan kriteria tim penilai fungsional.
  • Strategi menghadapi verifikasi dan penilaian kelengkapan berkas DUPAK.
• Modul 10: Penulisan Karya Tulis Ilmiah Bidang Pengadaan Barang/Jasa
  • Memilih topik riset tata kelola pengadaan dan efisiensi belanja publik.
  • Sistematika penulisan artikel ilmiah berbasis studi kasus pengadaan.
  • Teknik publikasi pada jurnal ilmiah atau prosiding nasional.
• Modul 11: Penyusunan SOP Tata Kelola Unit Kerja Pengadaan (UKPBJ)
  • Perancangan alur kerja dan standar pelayanan unit pengadaan.
  • Penyusunan pedoman pengelolaan etika dan benturan kepentingan.
  • Evaluasi tingkat kematangan unit kerja pengadaan barang/jasa.
• Modul 12: Evaluasi Kinerja Penyedia dan Reporting Pengadaan
  • Penyusunan instrumen penilaian kinerja penyedia barang/jasa.
  • Penyusunan Laporan Tahunan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
  • Penyusunan rekomendasi perbaikan strategi pengadaan institusi.

Output Kompetensi Peserta

• Mampu menyusun Spesifikasi Teknis, KAK, HPS, dan RUP secara cermat.
• Mampu merancang dan mengelola kontrak pengadaan barang/jasa secara aman.
• Mampu melaksanakan pengadaan melalui SPSE, e-Katalog, dan e-purchasing.
• Mampu memetakan hasil kerja pengadaan ke dalam butir angka kredit.
• Mampu menyusun portofolio bukti fisik angka kredit yang siap diverifikasi.
• Mampu melakukan mitigasi risiko dan penerapan probity audit pengadaan.
• Mampu mengelola tata cara pengadaan khusus untuk kegiatan riset/penelitian.
• Mampu menyusun karya tulis ilmiah di bidang tata kelola pengadaan publik.

Metode Pelatihan

Program bimbingan teknis ini diselenggarakan dengan pendekatan praktis meliputi pemaparan regulasi terkini, simulasi penyusunan KAK/HPS, praktik pengisian DUPAK digital, simulasi manajemen kontrak, serta klinik konsultasi portofolio angka kredit bersama tim pakar pengadaan.

Implementasi di Institusi

Setelag mengikuti pelatihan ini, peserta dapat segera menerapkan template baku dokumen pengadaan di unit kerja, memperbarui SOP mitigasi risiko kontrak, menyusun laporan evaluasi penyedia, serta mengonsolidasikan portofolio angka kredit tahunan tanpa terhambat masalah administrasi.

Durasi & Fasilitas Pelatihan

Pelatihan dilaksanakan selama 3 hari kerja (24 jam pelajaran). Fasilitas bagi peserta meliputi modul materi komprehensif, bundel template dokumen pengadaan dan portofolio PAK, sertifikat resmi, konsumsi harian, dan akses konsultasi purnapelatihan.

FAQ

• Apakah bimbingan teknis ini sesuai untuk PPK dan Pokja di perguruan tinggi? Sangat sesuai, karena materi mencakup seluruh aspek perencanaan, pemilihan, hingga manajemen kontrak.
• Bagaimana cara mengklaim dokumen HPS atau KAK sebagai angka kredit? Pelatihan membimbing peserta memetakan setiap paket pengadaan menjadi butir angka kredit fungsional.
• Apakah diajarkan ketentuan khusus pengadaan untuk penelitian? Ya, terdapat modul khusus yang mengulas fleksibilitas dan aturan pengadaan sarana riset.
• Apakah materi menyertakan cara negosiasi di e-Katalog? Ya, tata cara e-purchasing dan teknik negosiasi teknis/harga dibahas secara mendalam.
• Bagaimana jika peserta belum pernah mengajukan DUPAK/PAK? Instruktur akan membimbing pengumpulan bukti fisik dan pengisian portofolio dari langkah awal.
• Apakah ada contoh rancangan kontrak pengadaan yang diberikan? Peserta akan menerima bundel template rancangan kontrak dan BAST yang siap disesuaikan.
• Apakah diajarkan penanganan addendum atau perubahan kontrak? Modul manajemen kontrak mengulas rinci prosedur perubahan kontrak dan penanganan kendala kerja.
• Apakah peserta dibimbing menyusun karya tulis ilmiah pengadaan? Ya, ada sesi khusus mengenai metodologi penulisan karya ilmiah bidang pengadaan barang/jasa.
• Bisakah berkas DUPAK peserta ditinjau saat sesi pelatihan? Tersedia sesi klinik portofolio khusus untuk memeriksa draf berkas yang dibawa peserta.
• Apakah ada wadah komunikasi pascapelatihan? Kami menyediakan grup diskusi alumni untuk berkonsultasi seputar isu pengadaan dan kualifikasi fungsional.