Bimtek Katalog Elektronik Versi 6 Tahun 2026 bagi PPK, Pejabat Pengadaan, dan Penyedia: Teknik Pemilihan Produk, Proses E-Purchasing, dan Pengendalian Transaksi Pengadaan

Deskripsi Pelatihan

Perubahan sistem katalog elektronik membuat banyak pelaku pengadaan harus menyesuaikan cara kerja. Fitur, tahapan, dan ketentuan yang berbeda dari versi sebelumnya menimbulkan pertanyaan di lapangan, dari cara memilih produk sampai cara mengendalikan transaksi agar sesuai aturan.

Bimtek katalog elektronik versi 6 tahun 2026 ini membantu pejabat pembuat komitmen, pejabat pengadaan, dan penyedia memahami alur e-purchasing secara runtut. Peserta mempelajari cara memilih produk, melakukan pemesanan, menegosiasikan, dan mendokumentasikan transaksi.

Bagi penyedia, bimtek ini menjelaskan cara menayangkan produk dan merespons pesanan dengan benar.

Mengapa Pelatihan Ini Penting

Katalog elektronik menjadi salah satu jalur utama pengadaan barang dan jasa pemerintah. Kesalahan pada tahap pemilihan atau pencatatan transaksi dapat berujung pada pembatalan pesanan, keterlambatan, atau temuan pemeriksaan.

Perguruan tinggi, dinas, dan lembaga banyak mengandalkan katalog untuk kebutuhan rutin seperti perangkat, alat tulis, dan peralatan laboratorium. Pemahaman yang seragam antara pembeli dan penyedia membuat proses lebih lancar.

Perubahan versi juga menuntut penyesuaian dokumen internal dan alur persetujuan.

Tantangan yang Sering Dihadapi Institusi

• Pengguna belum terbiasa dengan tampilan dan alur versi terbaru.
• Pemilihan produk lebih mengutamakan harga tanpa membandingkan spesifikasi.
• Kebutuhan tidak dirinci sehingga produk yang dipesan tidak sesuai.
• Negosiasi dan konfirmasi pesanan tidak didokumentasikan.
• Peran PPK dan pejabat pengadaan belum dipahami secara jelas.
• Pesanan dibatalkan penyedia karena stok atau harga berubah.
• Kontrak dan bukti penerimaan barang tidak lengkap.
• Pembayaran tertunda karena berkas tidak sinkron dengan sistem.
• Penyedia kesulitan memperbarui produk dan harga.
• Pengawasan transaksi katalog oleh unit internal masih lemah.

Risiko Jika Tidak Ditangani

• Pembelian produk yang tidak sesuai kebutuhan.
• Temuan pemeriksaan pada proses e-purchasing.
• Keterlambatan pengadaan dan penyerapan anggaran.
• Sengketa dengan penyedia akibat dokumen tidak jelas.
• Penyedia kehilangan peluang transaksi karena salah kelola produk.

Tujuan Pelatihan

• Memahami perubahan dan fitur katalog elektronik versi 6.
• Memahami peran PPK, pejabat pengadaan, dan penyedia.
• Menyusun kebutuhan dan spesifikasi sebelum memilih produk.
• Memilih dan membandingkan produk secara tepat.
• Menjalankan proses e-purchasing dari awal hingga akhir.
• Mendokumentasikan negosiasi dan pesanan.
• Mengendalikan pelaksanaan dan penerimaan barang.
• Mengelola produk dan pesanan sebagai penyedia.

Manfaat Pelatihan

• Proses e-purchasing berjalan lebih lancar.
• Pemilihan produk lebih sesuai kebutuhan.
• Kesalahan pemesanan dapat diminimalkan.
• Dokumen transaksi lebih lengkap.
• Peran setiap pihak lebih jelas.
• Pembayaran lebih cepat diproses.
• Risiko temuan pemeriksaan menurun.
• Penyedia lebih siap melayani pesanan.
• Pengawasan internal lebih mudah dilakukan.
• Peserta memahami fitur versi terbaru.

Sasaran Peserta

Bimtek ini dirancang bagi pelaksana pengadaan di instansi pemerintah, perguruan tinggi, dan lembaga publik, serta penyedia yang ingin menayangkan produk di katalog.

• Pejabat Pembuat Komitmen
• Pejabat Pengadaan dan Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa
• Kelompok kerja pemilihan dan unit layanan pengadaan
• Staf perencanaan kebutuhan dan penerima barang
• Bendahara dan pemeriksa barang
• Penyedia dan pengelola toko daring
• Pengawas internal pengadaan

Materi Pelatihan

Modul 1: Gambaran Katalog Elektronik Versi 6

• Perbedaan dengan versi sebelumnya
• Jenis katalog dan cakupannya
• Peran pengguna dalam sistem

Modul 2: Dasar Ketentuan Pengadaan Melalui Katalog

• Prinsip pengadaan barang dan jasa pemerintah
• Kapan katalog wajib digunakan
• Batasan dan pengecualian

Modul 3: Peran dan Tanggung Jawab Para Pihak

• Tugas PPK
• Tugas pejabat pengadaan
• Kewajiban penyedia
• Pembagian peran dalam sistem

Modul 4: Perencanaan Kebutuhan dan Spesifikasi

• Merinci kebutuhan barang
• Menyusun spesifikasi teknis
• Memperkirakan harga dan volume

Modul 5: Teknik Pencarian dan Pemilihan Produk

• Menggunakan filter dan kata kunci
• Membandingkan produk dan penyedia
• Mempertimbangkan ongkos kirim dan wilayah
• Menilai kesesuaian produk

Modul 6: Proses E-Purchasing Langkah demi Langkah

• Pembuatan paket pesanan
• Negosiasi dan konfirmasi
• Persetujuan dan penerbitan pesanan
• Penanganan pesanan ditolak atau dibatalkan

Modul 7: Dokumen dan Bukti Transaksi

• Dokumen yang dihasilkan sistem
• Pengarsipan dokumen
• Kelengkapan untuk pembayaran

Modul 8: Pelaksanaan Pesanan dan Penerimaan Barang

• Pemantauan pengiriman
• Pemeriksaan barang
• Berita acara penerimaan
• Penanganan barang tidak sesuai

Modul 9: Pembayaran dan Pertanggungjawaban

• Pencatatan transaksi dalam sistem keuangan
• Sinkronisasi dengan dokumen pembayaran
• Pertanggungjawaban akhir

Modul 10: Pengelolaan Produk oleh Penyedia

• Pendaftaran dan penayangan produk
• Pembaruan harga dan stok
• Menanggapi pesanan
• Menjaga kualitas layanan

Modul 11: Pengendalian dan Pengawasan Transaksi

• Pemetaan risiko e-purchasing
• Daftar periksa pengawasan
• Pola transaksi yang perlu dicermati

Modul 12: Studi Kasus dan Praktik Simulasi

• Kasus kesalahan pemesanan
• Simulasi transaksi dari awal hingga akhir
• Diskusi solusi
• Penyusunan alur kerja internal

Output Kompetensi Peserta

• Mampu menjelaskan alur dan fitur katalog elektronik versi 6.
• Mampu menyusun kebutuhan dan spesifikasi sebelum membeli.
• Mampu membandingkan dan memilih produk dengan tepat.
• Mampu menjalankan e-purchasing dari awal hingga akhir.
• Mampu mendokumentasikan negosiasi dan pesanan.
• Mampu memeriksa penerimaan barang dan menangani ketidaksesuaian.
• Mampu melengkapi dokumen pembayaran.
• Mampu mengelola produk dan pesanan sebagai penyedia.

Metode Pelatihan

• Pemaparan oleh praktisi pengadaan
• Demonstrasi penggunaan sistem
• Praktik simulasi transaksi
• Diskusi kasus dari instansi peserta
• Tanya jawab teknis
• Penyusunan alur kerja internal

Implementasi di Institusi

Sebuah satuan kerja sering menerima barang yang berbeda dari kebutuhan karena spesifikasi hanya ditulis singkat. Setelah memakai lembar kebutuhan yang lebih rinci dan membandingkan beberapa produk sebelum memesan, jumlah pesanan yang dikembalikan menurun. Berkas penerimaan barang juga dilengkapi sejak awal sehingga pembayaran tidak lagi menunggu pelengkap dokumen. Penyedia yang mengikuti bimtek memperbarui harga dan stok lebih disiplin, sehingga pembatalan pesanan berkurang.

Durasi & Fasilitas Pelatihan

• Durasi: 2 sampai 3 hari kegiatan
• Jadwal sepanjang 2026, tatap muka atau daring
• Modul digital dan alur kerja e-purchasing
• Daftar periksa pengendalian transaksi
• Sertifikat pelatihan
• Konsumsi dan ruang pelatihan
• Konsultasi pascakegiatan

FAQ

Apakah bimtek ini dapat diikuti oleh penyedia?

Dapat. Terdapat materi khusus mengenai pengelolaan produk dan pesanan bagi penyedia.

Apakah peserta perlu pernah memakai katalog sebelumnya?

Tidak harus. Alur dijelaskan dari dasar disertai demonstrasi.

Apakah dibahas perbedaan dengan versi sebelumnya?

Ya, pada modul pertama.

Apakah ada praktik langsung?

Ada. Peserta mengikuti simulasi transaksi dari awal hingga akhir.

Apakah dibahas pembayaran dan pertanggungjawaban?

Ya, termasuk kelengkapan dokumen yang diperlukan.

Apakah cocok untuk perguruan tinggi?

Cocok. Banyak kebutuhan kampus seperti perangkat dan alat laboratorium diadakan melalui katalog.

Apakah ada bahasan pengawasan?

Ada, termasuk daftar periksa untuk pengendalian transaksi.

Apakah tersedia sertifikat?

Ya, untuk setiap peserta.

Bisakah dilaksanakan di instansi kami?

Bisa, sesuai kesepakatan jadwal dan lokasi.

Bagaimana cara meminta penawaran?

Hubungi admin penapelatihan.id atau isi formulir kebutuhan pelatihan.